Tìm thuê một văn phòng phù hợp là bước khởi đầu quan trọng trong bước tiến của một công ty. Để rút ngắn quá trình tìm kiếm, đừng bỏ qua kinh nghiệm tìm thuê văn phòng ưng ý nhất, tránh được những nơi không phù hợp, ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
Xác định các tiêu chí tìm thuê văn phòng làm việc cụ thể
Kinh nghiệm khi đi thuê văn phòng là khi có một danh sách các tiêu chí cần thiết trước đó sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm nhanh chóng và tránh các phát sinh không mong muốn.
Hãy xem xét những nhu cầu quan trọng nhất, những điều có thể bỏ qua, điều này giúp rút ngắn được một nửa thời gian tìm kiếm thuê văn phòng.
Một trong những tiêu chí quan trọng là khả năng chi trả tiền thuê, nó tác động lớn đến tình hình kinh doanh sau này. vì vậy, ngân sách cần được xác định ngay từ đầu, ngoài ra cũng nên dự tính thời gian thuê vì nếu thuê ổn định và lâu dài thì có thể sẽ được nhiều ưu đãi về giá thuê.
Nhiều người có tâm lý muốn cố một chút về giá tiền thuê để được văn phòng chất lượng hơn nhưng đôi khi về sau nó vượt quá khả năng chi trả mỗi tháng. Ai cũng mong muốn tìm những văn phòng đẹp, thoáng đãng, giá rẻ,… nhưng thông thường những nơi cho thuê văn phòng làm việc giá rẻ thì sẽ không được đẹp.
Có nhiều phân khúc văn phòng khác nhau với mức giá riêng, trong đó có cả phân khúc cho thuê văn phòng làm việc chung, thuê văn phòng chia sẻ, cho thuê văn phòng start up, văn phòng mini 10m2, 12m2, 20m2, 25m2 giá rẻ, thuê văn phòng 1 ngày, làm việc theo giờ, văn phòng 1 người giá 2 triệu, …
Kinh nghiệm đi thuê văn phòng là bạn cần xác định tiêu chí nào quan trọng để không làm quá trình tìm kiếm văn phòng kéo dài quá. Ngoài ra, xem xét lựa chọn vị trí văn phòng sẽ tùy thuộc vào một vài tiêu chí như:
– Lĩnh vực và kế hoạch kinh doanh sẽ là yếu tố tác động đến việc chọn vị trí, có cần ở trung tâm, nơi sôi động hay yên tĩnh, ít dân cư,… Nếu công ty quy mô lớn, cần phát triển thương hiệu, hình ảnh thì đặt ở vị trí trung tâm sẽ có lợi hơn.
– Đảm bảo phong thủy: Vị trí văn phòng ở nơi đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt sẽ đem lại nhiều thịnh vượng.
Dự trù số lượng nhân viên có thể tăng sau này
Một việc cũng cần lưu ý khi thuê văn phòng là xem xét diện tích phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự sau này, phòng trường hợp nếu nhân viên quá đông không có đủ chỗ ngồi phải tìm văn phòng mới, tốn thời gian, công sức, tiền bạc. Xem xét cần tìm thuê văn phòng 100m2, 120m2 hay 150m2,….
Không những vậy, bạn có thể sẽ phải mất tiền cọc hoặc đền bù hợp đồng nếu dời đi trước thời gian quy định nếu có trong hợp đồng, nội thất cũng phải bỏ hay thanh lý giá rẻ vì thường đến chỗ mới sẽ làm lại phần lớn tất cả.
Nắm rõ cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí thêm
Trước khi ký mẫu hợp đồng thuê mượn văn phòng làm việc, đừng quên hỏi về cơ sở hạ tầng, các dịch vụ cộng thêm vì nó cũng ảnh hưởng đến hoạt động của công ty và chi phí, trong đó bao gồm:
– Phí quản lý: Nếu văn phòng nằm trong một tòa nhà, bạn sẽ cần trả phí quản lý gồm chi phí cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, điện, nước, ánh sáng khu vực chung, tiếp tân,…
– Chỗ để xe: Tòa nhà có thể miễn phí một số lượng xe nhất định cho công ty nhưng thường công ty sẽ vượt quá số chỗ quy định, vì vậy, trước khi ký hợp đồng, bạn nên hỏi chủ văn phòng về chỗ để xe cùng chi phí, nếu không đủ nhu cầu của công ty thì có thể nhờ giới thiệu một chỗ đậu xe gần đó với chi phí phải chăng.
– Thiết kế tiền sảnh: Tiền sảnh tòa nhà có thuận tiện để ô tô trả khách không, nếu chưa kịp đỗ mà bị bảo vệ đuổi đi hay công an phạt vì đỗ trái phép sẽ gây bất tiện với khách, ảnh hưởng đến kết quả giao dịch giữa công ty và khách hàng.
– Hệ thống điều hòa trung tâm: Có đủ mát và có bao gồm trong tiền thuê, phí dịch vụ không.
– Hệ thống cửa sổ: Có đủ kín, khi có mưa có bị chảy vào văn phòng không, vào mùa đông gió có lùa vào không.
– Hệ thống thang máy: Tòa nhà có thang máy riêng cho khu vực văn phòng không hay dùng chung cùng khu dân cư, có những trường hợp dùng chung vô cùng bất tiện cho nhân viên, khách hàng.
– Chú ý với những tòa nhà có khu vực dân cư ở bên trên: Bạn nên tìm hiểu rõ để xem dân cư có mâu thuẫn gì với chủ tòa nhà không, nếu có thì không nên thuê vì khi dân cư biểu tình ở sảnh ra vào, chặn hết đường khiến khách hàng không vào văn phòng của bạn được, ảnh hưởng đến việc kinh doanh.
Dành thời gian đánh giá tòa nhà, văn phòng
Bạn nên dành thời gian đo lại diện tích văn phòng vì diện tích họ đưa ra không phải lúc nào cũng đúng. Mức chênh lệch diện tích có thể làm tăng chi phí thuê mỗi tháng, nếu tính trong khoảng thời gian dài thì đó là một con số đáng kể.
Ngoài ra, nên xem xét liệt kê các ưu nhược điểm của các tòa nhà để có sự so sánh và đưa ra quyết định dễ hơn cũng như không hối hận về sau. Tìm hiểu không gian làm việc có thoải mái, chỗ ngồi đủ rộng, có nhiều tiếng ồn không, các phòng có được bố trí thuận tiện cho công việc,… Tạo ra một loạt những đánh giá, nếu được có thể hỏi những khách cũ đã từng thuê văn phòng này.
Nên chú ý tìm hiểu danh tiếng của chủ đầu tư xem có dính đến kiện tụng, trốn thuế,… không. Nếu cần, hãy tìm hiểu tình hình tài chính của họ, nếu họ đang đầu tư vào dự án khác thì có khả năng bị đọng vốn, thua lỗ, ngân hàng có thể tịch thu tài sản thế chấp.
Đàm phán hợp đồng thuê văn phòng trước khi đặt cọc tiền
Nếu chủ đầu tư yêu cầu đặt cọc 3 tháng thì bạn hãy thử thương lượng để giảm số tiền đặt cọc, tránh rủi ro chủ đầu tư phá sản hoặc cố tình vi phạm hợp đồng thuê văn phòng làm trụ sở, đơn phương chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng làm việc,… Trường hợp không thương lượng được thì yêu cầu đặt cọc bằng phương thức mở bảo lãnh ngân hàng hay mở tài khoản phong tỏa.
Trước khi đặt tiền đặt cọc giữ chỗ, bạn nên yêu cầu chủ văn phòng gửi dự thảo hợp đồng thuê văn phòng kinh doanh để bạn có thể xem liệu có vấn đề gì liên quan đến chi phí cần thảo luận không, bởi vì sau khi đặt cọc giữ chỗ thì khi đàm phán hợp đồng bạn sẽ ở vị thế yếu hơn, không có lợi để đàm phán sau này.
Có thể trước khi chuyển vào chính thức thì văn phòng cần thời gian sửa chữa, bố trí lại. Nó có thể tốn đến 1-2 tháng, vì vậy bạn nên thương lượng với chủ đầu tư miễn phí hoặc hỗ trợ một phần tiền thuê những tháng này.
Thường giá thuê văn phòng có thể sẽ được giữ nguyên trong vài năm đầu, sau đó có thể tăng hoặc giảm tùy vào thị trường. Một trong những lưu ý khi ký hợp đồng thuê văn phòng để tránh phí thuê sau này quá lớn, bạn nên nêu rõ trong quy định về hợp đồng cho thuê văn phòng làm việc như phí không được tăng quá 10%.
Hợp đồng thuê văn phòng kinh doanh có cần công chứng không? Bạn không bắt buộc phải công chứng mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng, nhưng nếu thuê nhà cá nhân làm văn phòng thì nên công chứng để tăng giá trị pháp lý và có sự ràng buộc với bên cho thuê, tránh trường hợp họ không tuân thủ hợp đồng, tự tăng tiền nhà hay không hợp tác các vấn đề đến thuế,…
Thuê công ty nội thất sớm
Ngoại trừ trường hợp cho thuê văn phòng full nội thất, việc có một công ty thiết kế nội thất văn phòng sớm cũng khá hữu ích khi bạn có thể tham khảo tư vấn của họ để đảm bảo chắc chắn diện tích văn phòng và bố trí phù hợp với mục tiêu của công ty bạn. Các cột, vách ngăn, kính lấy sáng,… có phù hợp với công ty của bạn không, những vấn đề này có thể giúp bạn tránh được những rủi ro sau khi thuê.
Hi vọng với những thông tin về kinh nghiệm tìm thuê văn phòng trong bài sẽ giúp bạn lựa chọn được văn phòng phù hợp và tốt nhất.
